Gestão de vencimento dos documentos

Toda organização possui uma serie de documentos e normativas reguladoras que embasam seu correto funcionamento tal como certificação e legalidade para funcionamento. Estes documentos demandam cuidado e manutenção regular a fim de minimizar e até eliminar possibilidades de autuações.

Para auxiliar no papel de manutenção, controle e gestão destes arquivos, o Gescor dispõe de um mecanismo chamado de Gestão de Documentos, nela pode-se armazenar dados dos documentos referentes à empresa, colaboradores, frota, etc.

Ao utilizar a Gestão de Documentos, pode-se cadastrar um documento no sistema, e então definir qual usuário é responsável por ele, tal como, a que tipo de operação ou ativo da empresa ele está associado. Dessa forma, o usuário responsável pelo documento é notificado perto de seu vencimento. Da mesma forma, a operação a qual o documento está associada recebe uma notificação enquanto é processada.

Utilização

Pesquisa de documentos

O primeiro passo é cadastrar os devidos documentos no sistema.

Para cadastrar documentos, basta selecionar a opção de “Gestão de Documentos”, localizada no menu “Administrativo”, conforme imagem abaixo:

Ao selecionar a opção indicada acima, será exibida a seguinte tela:

A área em vermelho da imagem é onde os documentos já cadastrados serão exibidos.

A área em azul representa os filtros que podem ser utilizados para localizar documentos já cadastrados.

A área em amarelo refere-se aos botões a partir dos quais é possível gerenciar (incluir, alterar ou excluir) documentos.

Cadastro de documentos

Para cadastrar um novo documento no sistema, basta clicar em “Incluir”. O sistema exibirá a seguinte tela, dividida em três guias:

  • Documento
  • Imagem
  • PDF

A guia de Documento é onde o documento em si é cadastrado. Nesta tela são informados os dados do documento, seu tipo e uma breve descrição.

Os campos restantes são para configurar as ações que o sistema deve executar. Por exemplo: O campo “vencimento” define quando o documento está vencido, e o campo “Notificar” define a partir de quando o usuário deve ser notificado do vencimento iminente.

Os campos abaixo do memorando servem para “ligar” o documento a algum outro cadastro. Por exemplo, a ligar o documento a um determinado veículo, toda vez que o veículo for utilizado (nota fiscal ou conhecimento de frete), o sistema vai avisar se estiver dentro do período de notificação.

Também é possível ligar documentos diretamente a usuários. Dessa forma, quando o usuário em questão entrar no sistema, será notificado dos documentos que estão para vencer, mesmo que não emita nada enquanto estiver conectado.

A guia de Imagem serve para adicionar uma foto do documento, por exemplo, carteira de habilitação dos motoristas.

A guia PDF serve para anexar a versão em PDF do documento ao gerenciamento de documentos. Dessa forma, é possível abrir o documento pela tela de gerenciamento de documentos, mantendo-os assim, centralizados.

Gestão de arquivos

Ainda no menu Administrativo, existe a opção “Gestão de arquivos – Documentos”. Essa opção serve para armazenar os documentos junto à pasta do sistema, no servidor onde ele está instalado. O sistema lê a pasta em questão e mostra a hierarquia de documentos que consta nela:

Basta dar um duplo-clique no documento desejado e o sistema abrirá o mesmo.

Segue vídeo compacto com áudio: