Contagem cíclica de estoque

O controle de estoque do Gescor opera da maneira mais lógica: As entradas aumentam o saldo em estoque e as saídas diminuem. Considerando que o estoque inicial esteja correto, não há necessidade de fazer correções nesse quesito. No entanto, erros humanos e operacionais sempre são possíveis e eventualmente o estoque que consta no sistema (estoque lógico) pode divergir do estoque físico. Para essas situações, o Gescor possui um mecanismo de ajuste de saldos chamado Contagem Cíclica.

A contagem cíclica opera no módulo de suprimentos e consiste em três etapas:

  1. Início de contagem;
  2. Lançamento de saldos;
  3. Acuracidade de estoque.

O objetivo dessas etapas é contar manualmente o estoque físico, informar os saldos no sistema e deixar que o sistema execute os ajustes necessários para que o estoque lógico fique de acordo.

Iniciando uma contagem cíclica

A contagem cíclica está localizada no menu de Suprimentos, conforme imagem abaixo, e sempre é iniciada pelo item “Iniciar Contagem Cíclica”:

Após clicar em Iniciar Contagem Cíclica, aparecerá a seguinte tela:

A tela é carregada com os campos em branco. Será necessário definir um Responsável pela contagem cíclica. Esse responsável é a pessoa que vai contar o estoque físico.

A área de filtros abaixo do responsável serve para reduzir a quantidade de itens da contagem cíclica, a fim de que não fique inviável efetuar a contagem cíclica devido a um volume elevado de produtos.

Ao Iniciar/Imprimir contagem, o sistema salva o saldo desses produtos e imprime uma lista dos mesmos, sem saldo informado e com um espaço para escrever quanto foi contado desses produtos. Com a lista em mãos, o responsável deve ir ao estoque e contar os itens.

OBS: Entre o período do início da contagem e o final da contagem, não pode ser vendido nada pelo sistema, a fim de não mexer no estoque!

Informando os saldos contados

Depois que os produtos foram contados, é necessário informar os saldos no sistema. Nessa etapa já é permitido vender produtos novamente, mesmo que os saldos ainda não tenham sido informados no sistema.

Para informar os saldos contados, deve-se ir novamente na opção Estoque do menu Suprimentos e selecionar a opção “Lançar Saldos para Contagem Cíclica”. A seguinte tela será exibida:

Nessa tela deve-se carregar a contagem cíclica em questão. A coluna de “Saldo Contato” não vai apresentar valor algum, e é ali que o saldo deve ser informado pelo usuário. Esse é o saldo que será aplicado no produto após a conclusão da contagem cíclica.

Esta tela de lançamentos de saldos não precisa ser preenchida de uma só vez. É possível clicar em OK para salvar os saldos já informados e continuar mais tarde.

Concluindo uma contagem cíclica

A última etapa da contagem cíclica é a Acuracidade de Estoque. Essa função fica junto com as outras, na opção Estoque do menu Suprimentos. A seguinte tela será exibida:

A tela é carregada em branco, e a contagem cíclica em questão deve ser informada. Após informá-la, a tela deve ser preenchida de acordo.

O campo superior serve para indicar o dia em que a contagem foi realizada. Isso faz com que o sistema compute corretamente os saldos, mesmo que tenham ocorrido vendas após o término do processo de contagem.O campo de saldo atual mostra as o saldo lógico (pré-existente) no sistema e o saldo físico (contado pelo funcionário responsável).

A área do rodapé deve ser preenchida com uma operação de simples entrada, uma operação de simples saída e uma pessoa definida simultaneamente como fornecedor e cliente. Isso deve ser feito porque a contagem cíclica é efetivada através dos lançamentos de um movimento de entrada e um movimento de saída. Assim, as operações de estoque e a pessoa informadas serão usadas para a criação desses movimentos.

Ao final do procedimento o sistema ainda irá pedir se o usuário confirma a operação. Caso confirme, os movimentos de ajuste serão criados na data da contagem, informada na área em amarelo da tela acima.

Conferindo o saldo

Após a conclusão da contagem cíclica, é possível verificar os movimentos gerados pelo sistema na tela de consulta de movimentos:

Pode-se observar que esses movimentos possuem a peculiaridade do seu documento iniciar em “CC”, conforme destacado em vermelho na tela acima.

Segue vídeo compacto com áudio: