Perfis de Autorização de Compra – Sistema de Alçadas

O processo de compras/suprimento é uma das peças fundamentais da engrenagem de qualquer empresa. Na maioria dos casos, se não houver compras, possivelmente não haverão vendas, logo comprar bem é sinônimo de melhor margem de venda e também de negócio bem feito.

Com a segmentação das atribuições dos compradores, torna-se bastante comum dividir o setor em carteiras. Cada comprador tem a sua, e ele também precisa possuir o conhecimento necessário dos setores de sua carteira, bem como ter um horizonte de orçamento e um determinado limite de alçada para manter a empresa dentro dos custos pré-estabelecidos.

Para tal, em conjunto com o módulo de orçamento de exercício foi desenvolvido no GESCOR uma ferramenta de gestão de alçadas cujo nome é “Perfis de autorização de compras”. Esta ferramenta tem a função de impor limites ao valor de pedido posto pelo comprador. Logo, para aprovar um pedido fora da alçada do comprador, este obrigatoriamente deverá interagir com seu superior ou algum usuário que tenha alçada.

A concepção desta funcionalidade é elevar o nível de controle e governança, permitindo avaliar o impacto da aquisição do pedido no orçamento da companhia.

Abaixo segue o manual para configuração da função e um exemplo de utilização da mesma.

Procedimento no GESCOR

1. Para acessar o sistema de alçadas basta seguir o seguinte caminho:

Suprimentos->Estoque->Perfis de Autorização de Compra

2. Será aberta uma tela de cadastros no GESCOR. Caso a mesma nunca tenha sido utilizada, ela aparecerá em branco. Para iniciar o processo de inclusão de alçadas, basta clicar no botão “Incluir”.

3. Ao selecionar incluir, será aberta uma nova tela de cadastro. Nesta tela será necessário atribuir um código ao cargo do comprador, uma descrição do cargo e um valor limite. Caso a empresa tenha o sistema de compras segmentado por filial, também é necessário atribuir a filial a qual a função pertence.

4. Após informar os dados do cargo de comprador, será necessário selecionar o menu “Usuário” dentro da mesma tela e posteriormente o botão “Incluir”.

5. Ao selecionar o botão incluir, será necessário informar o(s) usuário(s) que ocupa(m) a função de comprador.

6. Após selecionar o usuário, será possível visualizar o nome deste na tela de perfil de Autorização. Para confirmar o cadastro, basta selecionar a opção “OK”.

7. Após finalizar os cadastros, a tela ficará semelhante a imagem abaixo.

O cadastro do sistema de alçadas estará pronto.

Abaixo segue um exemplo de pedido de compras que ultrapassa a alçada e a forma de liberação do pedido por um usuário de maior alçada.

Primeiramente o supervisor (hipotético) Fábio com alçada insere um pedido de compra com valor maior que seu limite.

O pedido será registrado normalmente, porém com um aviso que este excede a alçada de quem digitou o pedido. Este pedido entrará para a tela de consulta de pedidos, porém exclusivamente poderá ser liberado por um membro de um grupo que tenha alçada para libera-lo.

Nesta etapa, o responsável pelo pedido obrigatoriamente deverá entrar em contato com seu superior para que este por sua vez libere o pedido de compra. No caso o diretor (hipotético) Alysson. Para verificar o pedido, o diretor deverá consultar a tela de pedidos de compra e selecionar o botão “Autorizar”

O responsável pela liberação poderá optar por “Autorizar” ou “Rejeitar” o pedido de compra. Junto de sua decisão é obrigatório informar uma justificativa.

Unindo esta ferramenta de Gestão com o planejamento de orçamento do exercício, ganha-se transparência no processo e a possibilidade de redução de custos.

Também salientamos a importância do acompanhamento de um consultor SW na elaboração e configuração da ferramenta para potencializar os resultados, visto que a mesma deve conversar perfeitamente com o orçamento do exercício, plano de contas e centros de custo.

Atenciosamente,

Suporte SW.