Procedimentos para exportação contábil

  • 1. Configuração de Históricos

A configuração dos históricos para a exportação contábil no GESCOR está vinculada a dois procedimentos:

  • a) Cadastramento das Expressões dos Históricos

Acesso – Menu: Cadastros – Complementares – Históricos – Expressões

A expressão cadastrada possibilitará ao sistema identificar qual o campo que deverá ser exportado. No exemplo acima, foi cadastrada a expressão #NOME para identificar o campo do nome da pessoa (cliente ou fornecedor) que consta no desmembramento da conta paga ou a recebida.

Desta forma, sempre que se utilizar a expressão #NOME em históricos, o sistema substituirá esta expressão pelo nome da pessoa.

Deve-se colocar o símbolo # antes do texto da expressão para evitar confusão na formatação do histórico.

É possível cadastrar vários campos que podem ser utilizados na exportação contábil, além da identificação da pessoa, tais como: o número do documento, a data do pagamento, o número da nota fiscal, o número do cheque, o nome do banco, o tipo de documento (NF, CT, DPL, RC, CF, DOC) entre outros.

  • b) Cadastramento do Histórico

Acesso – Menu: Cadastros – Complementares – Históricos

O histórico será formatado conforme o texto inserido neste cadastro, sendo que as expressões cadastradas serão substituídas pelas informações constantes da conta paga ou recebida a que se refere o lançamento de exportação.

No exemplo acima, a expressão #NOME será substituída pelo nome da pessoa constante no cadastro de pessoas, a expressão #TIPO será substituída pela espécie de documento (nota fiscal, recibo, duplicata, cupom fiscal, conhecimento, entre outros) e a expressão #DOC será substituída pelo número do documento constante no cadastro da conta paga ou a recebida.

Desta forma, exemplificativamente, o histórico cadastrado sob o código 901, na situação acima, ficaria reconhecido pelo sistema como: RECBTO S&W SISTEMAS DE INFORMAÇÃO LTDA CFE DPL Nº 123345.

2. Configuração das Contas Contábeis de Pessoas e Recursos Financeiros

A configuração das contas contábeis, de clientes e de fornecedores, poderão ser realizadas mediante os métodos a seguir descritos nas situações a e b, já a configuração das contas contábeis de adiantamentos de clientes e fornecedores, bem como dos recursos financeiros, como bancos e caixa, somente poderá ser realizado utilizando-se a hipótese a seguir descrita na situação b.

  • a) Importação de Informações do Sistema Contábil
  1. Acesso – Menu: Integração – Contábil – Exportar Contábil (Arquivo de Contas Contábeis Domínio Sistemas).

O arquivo a ser importado neste procedimento é o gerado pelo sistema contábil, o qual conterá as contas contábeis dos clientes e fornecedores cadastrados no plano de contas.

Ao realizar a importação destas informações, as pessoas cadastras no sistema GESCOR que estiverem relacionadas no arquivo gerado pelo sistema contábil terão as suas contas contábeis atualizadas, conforme disposto no plano de contas do sistema contábil.

Algumas observações relevantes:

  • Somente terão as contas atualizadas as pessoas (clientes e fornecedores) no sistema GESCOR que também estiverem cadastradas no plano de contas do sistema contábil com o CNPJ devidamente preenchido. No entanto, esta operação somente será realizada com sucesso se o código da pessoa no sistema GESCOR for o CNPJ desta. A atualização de contas contábeis ocorre pelo CNPJ da pessoa, assim se não houver CNPJ cadastrado no plano de contas do sistema contábil ou se este for divergente do CNPJ informado no cadastro da pessoa no sistema GESCOR, a conta contábil desta pessoa (cliente ou fornecedor) não será atualizada;
  • Este procedimento deverá necessariamente ser realizado antes da exportação dos dados contábeis do GESCOR para o sistema contábil. Se esta etapa de atualização das contas contábeis pela importação das informações do sistema contábil não for realizada, o sistema GESCOR assumirá a conta padrão genérica, informada no procedimento de exportação de dados contábeis, a fim de gerar as informações para o sistema contábil, sendo que assim poderão ocorrer conflitos e/ou má classificação dos lançamentos no sistema contábil.
  • b) Cadastramento de Contas e Históricos Contábeis de Clientes e Fornecedores
  1. Acesso – Menu: Cadastros – Pessoas
  2. Selecionar a aba “Complemento”.

Para o procedimento de exportação de lançamentos contábeis, no cadastro de pessoas deverão estar cadastradas as contas contábeis de cliente e de fornecedor (que também poderão ser importadas do sistema contábil, conforme já demonstrado no item 2-a), assim como as contas contábeis de cliente e fornecedor para operações de adiantamentos de contas pagas ou contas recebidas.

Caso estas contas não estejam preenchidas, o sistema GESCOR assumirá a conta padrão genérica, informada no procedimento de exportação de dados contábeis, a fim de gerar as informações para o sistema contábil, sendo que assim poderão ocorrer conflitos e/ou má classificação dos lançamentos no sistema contábil.

  • c) Cadastramento de contas contábeis em bancos e recursos financeiros:

Acesso – Menu: Cadastros – Bancos

Para o procedimento de exportação de lançamentos contábeis, no cadastro de bancos deverão estar cadastradas as contas e históricos contábeis dos recursos financeiros (bancos e caixa) utilizados para o pagamento ou recebimento de contas.

Caso estas contas não estejam preenchidas, o sistema GESCOR assumirá a conta padrão genérica, informada no procedimento de exportação de dados contábeis, a fim de gerar as informações para o sistema contábil, sendo que assim poderão ocorrer conflitos e/ou má classificação dos lançamentos no sistema contábil.

  • d) Cadastramento de contas contábeis em centros de custos

Acesso – Menu: Cadastros – Complementares – Centro de Custo

Para o procedimento de exportação de lançamentos contábeis, no cadastro de centro de custos deverão estar cadastradas as contas e históricos contábeis dos centros de custos definidos pela empresa e utilizados para o pagamento ou recebimento de contas.

Caso estas contas não estejam preenchidas, o sistema GESCOR assumirá a conta padrão genérica, informada no procedimento de exportação de dados contábeis, a fim de gerar as informações para o sistema contábil, sendo que assim poderão ocorrer conflitos e/ou má classificação dos lançamentos no sistema contábil.

3. Configuração das Contas e Históricos Contábeis das Demais Operações e Conta Padrão

  1. Acesso – Menu: Integração – Contábil – Exportar Contábil
  2. Selecionar a aba “Configuração”.

Nesta etapa deverão ser informadas todas as demais contas contábeis para operações não cadastradas em pessoas ou bancos, assim como as demais operações contábeis, tais como a de recebimento e pagamento de juros, recebimento e concessão de descontos e o recebimento e pagamento de despesas. Para cada operação contábil, ainda deverá ser informado o histórico que deverá ser utilizado, conforme disposto no item 1 deste manual.

Atente-se que se houverem contas contábeis informadas no cadastro de pessoas e recursos, conforme disposto no item 2 deste manual, o sistema prioriza a geração do lançamento contábil com estas. Contudo, se não houver a informação destas contas, será utilizada a conta padrão genérica informada nesta tela.

Para alterar os campos desta tela deverá ser utilizado um clique da direita com o botão do mouse no campo desejado. Após a alteração dos campos os mesmos deverão ser salvos.

4. Códigos Contábeis em Lançamentos de Contas à Vista

Acesso – Menu: Financeiro – Recebimentos/Contas a receber – Emitir Conta à Vista

Acesso – Menu: Financeiro – Pagamentos/Contas a pagar – Emitir Conta à Vista

Ao efetuar lançamentos de contas pagas ou a recebidas à vista, recomenda-se que seja informada a conta contábil, a fim de evitar inconsistências ou má classificação no momento da exportação de lançamentos contábeis.

5. Exportação Contábil dos Lançamentos

  1. Acesso – Menu: Integração – Contábil – Exportar Contábil
  2. Selecionar a aba “Exportar Contábil”.

Depois de realizados os procedimentos previstos nos itens 1 a 3 deste manual, poderá ser realizada a exportação dos lançamentos contábeis pelo sistema GESCOR.

Para tanto, nesta tela, selecione o período desejado da exportação, informe os bancos (recursos financeiros) dos quais se pretende exportar os lançamentos contábeis das operações realizadas, o nome do arquivo e local em que o mesmo será gerado e as demais informações solicitadas.

O sistema GESCOR deixará previamente marcado os bancos que contenham conta contábil informada. No entanto, a opção de marcar ou desmarcar estes poderá ser alterado pelo usuário.

Por fim, gere o arquivo clicando no botão exportar e proceda com a importação do mesmo no sistema contábil.

Observações relevantes:

  • Caso o sistema contábil gere um relatório de inconsistências na importação, analise as mesmas e proceda com os eventuais ajustes na configuração de contas, históricos ou conciliação de extratos;
  • Caso o sistema contábil gere no relatório de inconsistências a mensagem de “Existe diferença entre débito e crédito para o lote”, representa que foi realizada operação manual pelo usuário nos extratos no sistema GESCOR. Para solucionar esta inconsistência deve-se utilizar o relatório “Esp63008 – Relatório para acompanhamento de extratos com diferença de valores”, a fim de verificar quais extratos foram alterados.

Importante:

Os procedimentos informados neste manual são para uso exclusivo de integração com o sistema contábil da Domínio Sistemas.