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Tal como a Gestão de Documentos se torna uma ferramenta cada vez mais importante na gestão das organizações a Gestão de Aceites/Canhotos é uma ferramenta fundamental para apoiar e dar robustez ao conceito de entrega total.

O canhoto além de ser documento com validade jurídica no qual é provada a entrega do material para seu cliente, é também uma importante ferramenta de controle de entregas para geração de indicadores gerenciais.

O mecanismo de controle de aceites de nota fiscal através dos canhotos dos DANFE’s do GESCOR vem para complementar e automatizar essa gestão de forma facilitada e segura.

• 1. Código de barras no canhoto do DANFE

O DANFE possui o código de barras da chave NF-e no canhoto, ao rodapé da página. Este código de barras possui o mesmo conteúdo da chave do cabeçalho, e poderá ser lido quando o canhoto voltar à empresa.

2. Tela de leitura e inclusão de canhoto

A tela de Gestão de Canhotos, que pode ser localizada no menu Comercial – Faturamento – Nota Fiscal – Lançar Canhoto NF-e.

Esta tela permite consultar as notas fiscais através da leitura do código de barras que foi adicionado junto ao canhoto da nota, no rodapé da página.

A consulta de notas pode ser feita através da inserção da chave da nota no campo especificado bastando informar a chave que o sistema já fará a procura pela nota fiscal.

O processo fica ainda mais ágil caso o usuário faça uso de um leitor de código de barras, sendo assim desnecessário digitar a chave manualmente. A cada nova nota lida, o sistema guarda essa informação, e marca a nota como “aceita”, ou seja, o canhoto dela já voltou para a empresa, assinado pelo cliente.

Após a leitura, caso seja utilizado um medidor no tanque do cliente, ainda é possível informar apontamentos, para verificar se o cliente está comprando diesel de outro fornecedor e acondicionando dentro do tanque, tal como escrever e salvar uma observação do canhoto nas respectivas notas fiscais. Essa observação é salva no banco de dados, junto com a sua nota fiscal, e pode ser consultada pelos usuários com permissões comerciais.

• 3. Consulta de canhotos

Os canhotos das notas podem ser consultadas na tela de consulta e de detalhamento de notas fiscais. Na listagem de notas fiscais, a última coluna informa a data do aceite.

O funcionamento é simples: Se há data informada, o canhoto já voltou e foi informado no sistema. Se não há data informada, o aceite do canhoto ainda não foi lançado no sistema.

No detalhamento da nota fiscal, é necessário ir até a guia “Dados da NF-e”. Nela constará, além da data do canhoto, a observação do mesmo, caso tenha sido informada.

• 4. Relatório de exibição de canhotos

Para uma verificação rápida de quais notas possuem ou não possuem aceite proveniente do canhoto, o usuário poderá fazer uso de um relatório específico para esse fim. O relatório em questão (Fatura21.fr3) permite consultar notas fiscais por período de emissão, e é possível definir se ele deve mostrar apenas notas com aceite, sem aceite ou ambas:

OBS (bônus): Caso haja necessidade de fazer o aceite de uma nota apenas, basta ir na tela de consulta de notas, selecionar a nota em questão, clicar com o botão direito sobre ela e usar a opção “Canhoto”.

Atenciosamente,

Equipe de Suporte SW.